Vie ma vie :
Assistante de Direction
En marge de mon activité
artistique d’auteur
de romans, de chroniqueur musical, cinéma et des piges chez So Busy Girl, je
suis principalement assistante de Direction.
Oui, je souligne souvent que
« dans une autre vie, je suis
quelqu’un de sérieux ».
Si l’on en tient à la définition
de base, oui, je suis une secrétaire, cependant, et cela est peut-être
prétentieux ou dédaigneux, j’ai toujours fait la distinction entre une
secrétaire et une assistante (a fortiori de direction).
Non pas que nos principes de
travail soient différents mais le distinguo se fait sur la faculté
d’anticipation et d’assistance (d’où assistante de…).
Mes fonctions principales, outre
la tenue d’un agenda ultra chargé (pour ma part de trois… oui, j’ai hérité de
trois Directeurs), de la préparation des dossiers du jour, de l’ouverture et de
l’archivage des courriers (et autres joyeusetés), des appels téléphoniques
basiques ou importants, il y a quelques petites activités à acquérir :
La faculté d’anticiper,
La faculté de prévenir,
La faculté de protéger,
La faculté de la fermer et d’oublier tout en se
souvenant,
La faculté d’être autonome,
La faculté de gérer le stress, les humeurs et
les coups du destin.
Pour les trois premières, c’est
l’expérience qui aide.
Anticiper, prévenir et protéger sont les mamelles d’une
assistante de Direction. Le Big Boss a besoin de travailler sur le fond d’un
dossier, de se concentrer pour de rester focalisé sur l’essentiel, non pas de
gérer les demandes (incessantes) de tout un chacun (qui veut plus de ça, moins
de ci, etc.) ; Donc, il faut lui faciliter le quotidien. Prendre des
décisions (souvent s’en informer au préalable), exiger des réponses avant même
qu’il soulève le dossier et, surtout, faire barrage entre son bureau et le
vôtre (version Belle au Bois Dormant avec un sourire à se damner ou version
Reine de Blanche Neige avec malédiction sur dix générations).
Evidemment, l’expérience est
utile, mais l’instinct aussi. Plus on avance en âge, plus on acquiert des
intuitions. On sent le dossier qui va foirer, l’agent qui va poser un problème,
l’appel « banal » qui sent le soufre à vingt mètres, sans compter sur
le détail que personne n’a remarqué et qui va faire boule de neige à la vitesse
de la lumière.
Cette partie est essentielle,
épuisante et nerveusement difficile à supporter certains jours. Je repars souvent
vidée et énervée comme un pou à la maison (d’où ma propension à revenir vers
chez-moi en marchant, la musique à fond dans les oreilles).
Tout cela sous-entend, ainsi, que
l’on soit autonome ; Pas la peine de vous y aventurer, si pour une simple
copie d’un document, vous vous demandez s’il ne faut pas avertir le chef. Idem
pour la prise de rendez-vous.
Une fois la confiance établie
entre vous (cela peut être rapide, si vous posez les bases dès le premier
jour ; très long, si le chef veut mener la danse pensant tout comprendre
de votre travail alors qu’il ne mesure pas le temps que cela prend pour
accomplir une tâche simple comme la gestion du courrier entrant), vous pouvez
avec la main quasi complète sur son agenda.
Pour ma part, je sais que je peux
prendre tel ou tel rendez-vous sans en avertir les intéressés car je connais
leurs dossiers, les interlocuteurs, leurs priorités et autres
idées/avancées/projets futurs. Il faut pour cela une mémoire à toute épreuve.
Vous rappellerez de tout, tout le
temps, mais, surtout, ne pas jamais l’ébruiter. Oui, le dossier passé entre vos
mains en 1789 était foireux, bourré de clichés, mais il a été élu le meilleur
de la décennie. Vous avez archivé la bonne version, et gardé les mauvaises
pages, … au cas où quelqu’un chercherait des poux dans la tête du Big Boss.
Oui, cela s’appelle le filet de sécurité (et de protection… autant dire la
loyauté).
Dès lors, sa vie professionnelle
est organisée par vos soins et vous pouvez tout planifier pour que cela soit
facile pour votre big boss. Par exemple : la méga réunion trimestrielle a
lieu dans deux semaines, vous prévoyez une préparatoire et des rendez-vous
individuels avec les chefs de service, histoire que le dossier soit cadré et
sans surprise majeure, sans qu’il en fasse la demande. Ça c’est votre
job !
Bien sûr, les aléas, les
contretemps, les annulations et autres grains de sable dans les rouages sont
quotidiens. Cela prend un temps à fou à organiser, désorganiser, réorganiser et
gérer. Cela porte sur les nerfs, cela contrarie et cela retarde votre propre
travail de secrétariat.
En tant qu’assistante de
Direction, ne prévoyez pas une heure de sortie automatique, cela dépend de
l’actualité du jour. Big Boss peut avoir besoin d’un document, d’un courrier,
d’un dossier, d’un appel, d’une réunion, pile au moment où vous avez le manteau
sur le dos, votre sac sur l’épaule et la tête déjà dans votre vie personnelle.
Et là, votre cerveau
professionnel refait surface, vous fait poser le manteau, le sac et les projets
personnels du jour sur la chaise, et vous enchaîne pour une minute ou des
heures.
C’est en cela que ce travail peut
être aussi passionnant qu’addictif. Malgré les bases quotidiennes, vous ne
savez jamais ce qu’il va arriver dans la journée. L’imprévu est le lot de
chaque assistante de Direction.
Je ne vous mentirai pas en disant
que cela peut épuiser sur la durée, surtout quand vous avez fait le tour de
votre poste et que vous maîtrisez (tout étant relatif) l’ensemble ce qui peut
être géré par votre entreprise (société/administration, etc.).
La vie est ailleurs et il faut
l’avoir parfaitement équilibrée pour « survivre » à ce genre de
pression.
Ah, oui j’oubliais de parler
d’une qualité essentielle : la loyauté.
Principe de base de tout relation
étroite avec votre Big Boss, la loyauté (et la confiance qui va avec) est la
pierre de voûte de votre « fusion » : assister c’est aussi
soutenir.
Et je n’ai pas dit aveuglément…
A partir de ce moment-là, vous
pouvez prendre du galon, gérer des dossiers seule plus intéressant et assister
à des réunions stratégiques toujours motivantes. Cela dépendra de votre
travail.
Côté salaire, je ne peux rien
dire car je suis fonctionnaire et, et ma catégorie n’est pas reconnue dans mon
corps administratif (autant dire rémunération sur une grille qui évolue à la
vitesse d’une limace malade de la peste et point d’avenir hors concours
interne, ce qui subodore du temps libre hors du bureau….). Cependant, certaines
de mes consœurs du privé sont payées très raisonnablement et bénéficient
d’avantages en nature.
Alors, ça vous tente ?
En collaboration avec
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